Bu belge, özellikle bankacılık, ticaret ve resmi yazışmalarda büyük önem taşır. Yetkili kişilerin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, görevleri ve bu görevleri dolayısıyla sahip oldukları imza yetkisinin kapsamı bu sirküde açıkça belirtilir. Bu sayede, herhangi bir sözleşme veya belge imzalandığında, imzanın gerçekten yetkili bir kişi tarafından atıldığı kanıtlanmış olur.
Nereden Alınır?
İmza sirküsü almak için tek yetkili merci noterlerdir. Türkiye genelindeki herhangi bir noterlikten bu belge temin edilebilir. Noterler, resmi evrakların düzenlenmesi ve onaylanması konusunda yasal yetkiye sahip kuruluşlardır. Bu nedenle, imza sirküsü gibi hukuki geçerliliği olan bir belgenin düzenlenmesi ve tasdik edilmesi süreci tamamen noterlerin kontrolündedir. Belgeyi almak isteyen kişinin veya şirketin ilgili evraklarla birlikte notere başvurması gerekmektedir.
Nasıl Alınır?
İmza sirküsü almak için öncelikle şirketin veya tüzel kişiliğin yetkili temsilcisinin bizzat notere başvurması gerekir. Başvuru sırasında bazı belgelerin ibraz edilmesi zorunludur:
- Yetkili kişinin kimlik belgesi (T.C. kimlik kartı veya pasaport).
- Şirket için ise Ticaret Sicil Gazetesi örneği (yetkiyi gösteren) ve şirket ana sözleşmesi.
- Gerekli görülürse, yönetim kurulu karar defteri veya yetkiyi gösteren diğer resmi evraklar.
Noter, ibraz edilen belgeleri inceledikten sonra, yetkili kişiden huzurunda imza örneği alarak, bu imzayı tasdik eder. Bu süreç, yetkili kişinin gerçekten o kişi olduğunu ve imza yetkisini noter huzurunda teyit etmesini sağlar. İmza sirküsü genellikle birden fazla kopya halinde düzenlenir ve her biri noter tarafından mühürlenip imzalanır.
Belge Örneği
Bir imza sirküsü örneği genellikle şu bilgileri içerir:
- Noterliğin adı ve sicil numarası.
- Belgenin düzenlenme tarihi ve numarası.
- Şirketin veya tüzel kişiliğin tam unvanı ve ticaret sicil numarası.
- Yetkili temsilcinin/temsilcilerinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, baba adı, doğum yeri ve tarihi.
- Yetkili kişinin/kişilerin görevi (örn: Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür, Şirket Müdürü).
- Yetkinin kapsamı ve şekli (örn: münferit imza, müşterek imza).
- Yetkili kişinin/kişilerin noter huzurunda atılan ıslak imzası ve bu imzanın tasdiki.
- Noterin kaşesi ve imzası.
Bu detaylar, belgenin hukuki geçerliliğini ve güvenilirliğini temin eder.
Maliyet Bilgisi
İmza sirküsü çıkarma işlemi ücrete tabidir. Bu ücret, Noterlik Kanunu ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde belirlenen noter ücret tarifesine göre hesaplanır. Ücretin miktarı, belgenin sayfa sayısı, içindeki kişi sayısı ve Noterlik Kanunu'nda belirtilen diğer harç ve gider kalemlerine göre değişkenlik gösterebilir. Her yıl güncellenen bu tarifeler, Türkiye Noterler Birliği tarafından duyurulur. Başvurmadan önce ilgili noterlikten güncel ücret bilgisi alınması tavsiye edilir.
İmza Beyannamesi ile Farkı
İmza sirküsü ve imza beyannamesi kavramları sıklıkla karıştırılsa da, aralarında önemli bir fark vardır. İmza sirküsü, genellikle tüzel kişiler (şirketler, dernekler, vakıflar vb.) için düzenlenirken, imza beyannamesi ise gerçek kişiler veya şahıs şirketleri tarafından kullanılır. İmza beyannamesi, bir kişinin kendi imzasına ait örneği beyan ettiği ve bunun noter tarafından onaylandığı belgedir. İmza sirküsü ise tüzel kişiliği temsile yetkili birden fazla kişinin veya tek bir yetkilinin, o tüzel kişilik adına atacağı imzaları ve yetki sınırlarını gösterir. Kısacası, sirküsü kurumsal yetkiyi, beyanname ise şahsi imzayı belgelendirir.
Noter Rolü
Noterlerin imza sirküsü düzenlenmesindeki rolü merkezi ve vazgeçilmezdir. Noterler, belgenin düzenlenmesi aşamasında, başvuran kişinin kimliğini ve temsil yetkisini titizlikle kontrol eder. Yetkili kişinin huzurunda imza alarak, bu imzanın gerçeğe uygunluğunu ve kişiye ait olduğunu tasdik ederler. Bu tasdik işlemi, belgenin resmiyet kazanmasını ve hukuki işlemlerde delil olarak kullanılabilmesini sağlar. Noterlik kurumu, imza sirküsünün güvenilirliğini ve geçerliliğini sağlayan yegane güvencedir.
Geçerlilik Süresi
İmza sirküsünün geçerlilik süresi, düzenlendiği tüzel kişiliğin yapısına ve belgenin içeriğine göre değişebilir. Genellikle bir yıl, iki yıl veya üç yıl gibi belirli süreler için düzenlenir. Ancak bir şirkette yetkili kişi değiştiğinde veya mevcut yetkilinin yetki kapsamı farklılaştığında, süresinin dolmasına bakılmaksızın yeni bir imza sirküsü düzenlenmesi zorunludur. Ayrıca, şirket ana sözleşmesinde veya yönetim kurulu kararlarında temsil ve ilzam yetkisinde bir değişiklik olması durumunda da imza sirküsünün yenilenmesi gerekmektedir. Süre bitiminde veya yetki değişikliğinde yenilenmeyen imza sirküsü geçerliliğini yitirir ve hukuken kullanılamaz.
Şirketler İçin Önemi
Şirketler için imza sirküsü hayati bir belgedir. Bir şirketin tüzel kişilik olarak varlığını sürdürmesi ve ticari faaliyetlerini güvenle yürütmesi için bu belgeye ihtiyacı vardır. Bankacılık işlemleri (hesap açma, para transferi), sözleşme imzalama, resmi kurumlara evrak sunma, vergi daireleri ile iletişim, ihale süreçlerine katılma gibi pek çok kritik işlemde şirket yetkililerinin imza yetkisini ispatlaması gerekir. İmza sirküsü, bu gibi durumlarda şirketi temsile yetkili kişilerin kimler olduğunu ve yetkilerinin sınırlarını açıkça göstererek, şirketin yasal güvenliğini sağlar ve olası yetki tartışmalarını önler. Ayrıca, şirketin dış dünya ile olan ilişkilerinde kurumsal güvenilirliğini artırır.
Yasal Dayanağı
İmza sirküsünün yasal dayanağı, başta Türk Ticaret Kanunu (TTK) olmak üzere, Noterlik Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlardır. Türk Ticaret Kanunu, şirketlerin temsil ve ilzam yetkilerini düzenlerken, Noterlik Kanunu ise noterlerin bu tür belgeleri düzenleme yetki ve sorumluluklarını belirler. Özellikle TTK'nın şirketlerin organları ve bunların yetkilerine ilişkin hükümleri, imza sirküsünün düzenlenmesinin temelini oluşturur. Bu yasal düzenlemeler, imza sirküsünün hem şirketler hem de üçüncü şahıslar için hukuki geçerlilik taşıyan, bağlayıcı bir belge olmasını sağlar. Bu sayede, ticaret hayatında güven ortamının sağlanmasına ve haksız veya yetkisiz işlemlerin önüne geçilmesine katkıda bulunur.
