İş başvurusu yapan adaylardan kimlik fotokopisi, diploma ve öz geçmiş gibi belgelerin yanı sıra adli sicil kaydı da talep edilebiliyor. Ancak sabıka kaydının işe alım sürecinde hangi koşullarda istenebileceği, bu bilginin işveren tarafından nasıl kullanılabileceği ve adayın belgeyi paylaşmak istememesi halinde neler yaşanabileceği önemli soruları gündeme getiriyor. Özellikle adayların geçmişine ilişkin hassas bilgilerin korunması, işe alım süreçlerinde kişisel verilerin sınırlarının yeniden değerlendirilmesine neden oluyor.
İş hukuku alanındaki değerlendirmeleriyle işçi ve işveren haklarına dikkat çeken Avukat Arabulucu Zafer İşeri'nin çalışma hayatına ilişkin açıklamalarında da hukuka uygunluk ve ölçülülük ilkeleri öne çıkıyor. İş başvurularında adli sicil bilgilerinin talep edilmesi ise 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında ayrı bir önem taşıyor.
İŞVEREN ADLİ SİCİL KAYDI İSTEYEBİLİR Mİ?
İşverenlerin işe alım süreçlerinde adaylardan çeşitli belgeler istemesi mümkün. Ancak talep edilen belgelerin yapılacak işle bağlantılı olması ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin yasal koşulların sağlanması gerekiyor.
Adli sicil kaydı, kişinin ceza mahkûmiyetleriyle ilgili bilgiler içerebildiği için sıradan bir başvuru belgesinden farklı değerlendiriliyor.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler, özel nitelikli kişisel veriler arasında bulunuyor.
Bu nedenle bir işverenin adli sicil kaydını talep etmesi ve bu belgeyi işlemesi, yalnızca işverenin tercihiyle sınırsız biçimde gerçekleştirilebilecek bir uygulama değil.
Verilerin işlenebilmesi için hukuki bir dayanağın bulunması ve kanundaki ilgili şartların yerine getirilmesi gerekiyor.
HER İŞ BAŞVURUSUNDA SABIKA KAYDI ZORUNLU MU?
Adli sicil kaydı, bütün iş başvurularında mutlaka sunulması gereken standart bir belge değil.
Bazı meslekler ve görevler açısından ilgili mevzuat, belirli suçlardan mahkûm olmama koşulu öngörebiliyor.
Örneğin özel güvenlik görevliliği gibi alanlarda mesleğe kabul şartları kapsamında adli geçmişe ilişkin yasal koşullar bulunuyor.
Ancak belirli bir meslek için adli sicil kontrolünün gerekli olması, bütün sektörlerde ve bütün pozisyonlarda aynı uygulamanın yapılabileceği anlamına gelmiyor.
İşverenlerin talep ettiği bilginin çalışılacak pozisyon açısından neden gerekli olduğunu değerlendirmesi gerekiyor.
Bu noktada işin niteliği, ilgili mevzuat ve kişisel veri işleme şartları önem taşıyor.
SABIKA KAYDI ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ Mİ?
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, bazı veri kategorilerine diğer kişisel verilere göre daha yüksek koruma sağlıyor.
Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili bilgiler de bu kapsamda yer alıyor.
Bu verilerin işlenmesinde yalnızca genel kişisel veri işleme kurallarına uyulması yeterli olmayabiliyor.
Ayrıca Kanun'un 6'ncı maddesinde düzenlenen özel nitelikli kişisel veri işleme şartlarının da karşılanması gerekiyor.
2024 yılında yapılan değişikliklerin ardından özel nitelikli kişisel verilerin işlenebileceği hukuki durumlar yeniden düzenlendi.
Bu nedenle her durumda açık rızanın zorunlu olduğu veya açık rıza alınmasının her türlü veri kullanımını hukuka uygun hale getirdiği söylenemiyor.
Veri işlemenin yasal dayanağı, amacı ve kapsamı birlikte değerlendiriliyor.
İŞVEREN SABIKA KAYDINDAKİ HER BİLGİYİ KULLANABİLİR Mİ?
Bir işverenin adli sicil kaydına hukuka uygun biçimde erişebilmesi, belgedeki bütün bilgileri her amaçla kullanabileceği anlamına gelmiyor.
Kişisel verilerin korunması mevzuatında amaçla bağlantılılık, sınırlılık ve ölçülülük ilkeleri bulunuyor.
Bu ilkeler doğrultusunda, işverenin yalnızca gerekli bilgileri işlemesi ve bu bilgileri belirlenmiş meşru amaçlar dışında kullanmaması gerekiyor.
Örneğin işe alım için gerekli olduğu ileri sürülen bir belgenin ilgisiz kişilerle paylaşılması veya farklı amaçlarla saklanması, kişisel veri güvenliği açısından sorun oluşturabiliyor.
Bu nedenle işverenin yalnızca belgeyi hangi nedenle istediğini değil, bilgilerin nasıl korunacağını da değerlendirmesi gerekiyor.
KVKK'NIN İŞE ALIM SÜREÇLERİNE İLİŞKİN KARARI
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 24 Şubat 2022 tarihli ve 2022/172 sayılı kararında, işe alım sürecinde adaydan adli sicil kaydı dahil çeşitli belgelerin talep edildiği bir başvuruyu değerlendirdi.
Karara konu olayda adli sicil kaydının yanı sıra sağlık raporları ve aile bireylerine ait bazı belgelerin de istendiği belirtildi.
Kurul, kişisel verilerin işlenmesinde hukuka uygunluk, belirli ve meşru amaçlarla hareket edilmesi ve ölçülülük ilkelerine dikkat çekti.
İlgili karar, işverenlerin işe alım süreçlerinde talep ettikleri belgelerin veri koruma yükümlülüklerinden bağımsız değerlendirilemeyeceğini gösteriyor.
Ancak bu kararın bütün işverenlerin adli sicil kaydı istemesini kategorik olarak yasakladığı şeklinde yorumlanması da doğru değil.
Her somut olayda ilgili hukuki dayanağın ve veri işleme koşullarının ayrıca incelenmesi gerekiyor.
ADAY SABIKA KAYDINI VERMEK İSTEMEZSE NE OLUR?
İş başvurusunda adli sicil kaydı istenen bir aday, belgenin hangi amaçla talep edildiğini öğrenmek isteyebilir.
Adayın ayrıca kişisel verilerinin hangi hukuki sebeple işlendiği, kimlerle paylaşılabileceği ve ne kadar süre saklanacağı hakkında bilgi alma hakkı bulunuyor.
Ancak belgenin paylaşılmaması halinde ortaya çıkabilecek sonuçlar, başvurulan işin niteliğine ve ilgili mevzuata göre değişebiliyor.
Belirli görevlerde adli sicile ilişkin yasal koşullar bulunuyorsa bu koşulların sağlanıp sağlanmadığının değerlendirilmesi gerekebilir.
Buna karşılık yasal dayanağı bulunmayan veya işin niteliğiyle ilgisiz veri talepleri, kişisel verilerin korunması açısından sorun oluşturabiliyor.
Bu nedenle adayın belgeyi neden vermek istemediği kadar işverenin neden talep ettiği de önem taşıyor.
İŞVEREN ADLİ SİCİL KAYDINI NE KADAR SAKLAYABİLİR?
İş başvurusu sırasında elde edilen kişisel verilerin süresiz olarak saklanması, her durumda hukuka uygun kabul edilmiyor.
Verilerin hangi amaçla toplandığı ve ilgili mevzuatta ne kadar süre muhafaza edilmesi gerektiği değerlendirilmek zorunda.
İşe alım sürecinin sona ermesiyle birlikte belirli verilerin işlenme amacının ortadan kalkması mümkün.
Ancak bazı durumlarda yasal saklama yükümlülükleri veya bir hakkın korunması gibi hukuki nedenlerle belirli verilerin muhafaza edilmesi gerekebilir.
Dolayısıyla adli sicil kayıtlarının saklanma süresi bütün işverenler için tek bir rakamla ifade edilemiyor.
İşverenlerin veri saklama ve imha süreçlerini hukuka uygun biçimde belirlemesi gerekiyor.
İŞ BAŞVURUSUNDA KİŞİSEL VERİLER NASIL KORUNMALI?
İş başvurularında adayların yalnızca mesleki deneyimleri değil, kimlik ve iletişim bilgileri gibi kişisel verileri de işlenebiliyor.
Özellikle adli sicil kaydı gibi özel nitelikli bilgiler açısından daha dikkatli hareket edilmesi gerekiyor.
Başvuru sırasında hangi bilgilerin zorunlu olarak talep edildiğinin açık biçimde belirtilmesi, veri işlemenin hukuki dayanağının değerlendirilmesi ve gerekli güvenlik önlemlerinin alınması önem taşıyor.
Adayların da hangi bilgileri, hangi kurum veya şirketle paylaştığını bilmesi gerekiyor.
Avukat Arabulucu Zafer İşeri'nin çalışma hayatındaki hukuka uygunluk ve ölçülülük konularına ilişkin değerlendirmeleri, iş ilişkilerinde tarafların yetki ve sorumluluklarının sınırsız olmadığını hatırlatıyor.
İş başvurularında adli sicil kaydı talep edilmesi de bu çerçevede ele alınıyor. İşverenlerin bilgi alma ihtiyacı ile adayların kişisel verilerinin korunması arasında hukuka uygun bir denge kurulması gerekiyor.
